Gastos e Ingresos (la plata que no viene de una venta)
Anotá el alquiler, la nafta y los sueldos, y los ingresos que no son pedidos. Con categorías propias, comprobante adjunto, gastos que se repiten todos los meses y exportación a PDF, Excel y CSV.
Tu tienda ya registra todo lo que entra por ventas. Lo que no tenía dónde anotarse es lo otro: el alquiler, la nafta, el sueldo del ayudante, la publicidad de Facebook. Y del otro lado, la plata que entra y no viene de un pedido: un alquiler que cobrás, la venta de una estantería vieja, un aporte del socio.
Para eso son Finanzas → Gastos y Finanzas → Ingresos. Son dos pantallas espejo: lo que aprendés en una sirve para la otra.
Igual que el resto del grupo Finanzas: se activa en Configuración → Módulos → «Caja y Finanzas».
Los permisos son expenses.list / create / edit / destroy e incomes.*, en Usuarios → Roles.
Cargar un gasto
Entrá a Finanzas → Gastos y tocá «Nuevo gasto»
O directo a https://demo004.maxtiendas.app/mt-admin-v2/finance/expenses (reemplazá demo004
por el nombre de tu tienda).
Completá lo que importa
| Campo | Para qué |
|---|---|
| Fecha | Cuándo ocurrió, no cuándo lo cargás. Un gasto de la semana pasada se anota con su fecha real. |
| Descripción | En criollo: «Alquiler de agosto», «Combustible». |
| Categoría | Alquiler, Sueldos, Servicios, Publicidad… Las armás vos (ver abajo). |
| Importe | En la moneda de tu tienda. |
| Medio de pago | Efectivo, Transferencia, Tarjeta, Cheque u Otro. |
| Proveedor | A quién le pagaste. En Ingresos, este campo se llama Origen: de quién vino. |
| ¿A qué cuenta o POS? | Si no fue en efectivo, por qué banco o terminal salió. |
| Comprobante | La foto o el PDF de la factura. Desde el celular podés sacarla con la cámara ahí mismo. |
| Notas | Todo lo que no entró arriba. |
| Se repite todos los meses | Marcalo para el alquiler y los sueldos: después podés filtrar por Se repite. |
Guardá
Si el gasto lo pagaste en efectivo y tenés la caja abierta, se descuenta solo del cajón, y lo vas a ver en tu arqueo. Ver Caja.
Es lo que decide si ese gasto sale de tu cajón o de tu banco. Un gasto cargado como Efectivo que en realidad pagaste por transferencia te va a hacer faltar plata en el arqueo de la noche.
Las categorías las armás vos
No vienen categorías precargadas, porque las de una farmacia no son las de una ferretería. Se crean desde la misma pantalla:
- Al vuelo, mientras cargás: escribís la categoría nueva en el campo y la creás sin salir del formulario. Si ya existía, el sistema te avisa y te la deja elegida —no vas a terminar con Alquiler, alquiler y Alquileres—.
- Desde el botón «Categorías», para ordenarlas todas juntas.
Gastos e Ingresos tienen sus propias categorías, separadas. Un gasto de Servicios y un ingreso de Servicios no son la misma cosa.
Ver, filtrar y entender
Arriba de la lista tenés el Total del período y el desglose Por categoría: ahí es donde el módulo empieza a servir de verdad —«en agosto se me fue el 40% en combustible» es una frase que antes no podías decir—.
Filtrás por rango de fechas, categoría, texto libre y por Se repite. Y desde el mismo listado podés:
- Editar o eliminar una línea.
- Cambiar la categoría de varias a la vez, seleccionándolas con la casilla. Sirve para el día que decidís partir Servicios en Luz y Internet.
- Ver el comprobante que adjuntaste, e imprimir un comprobante del gasto con el importe en letras, para hacer firmar a quien recibió la plata.
- Exportar a PDF, Excel o CSV lo que estés viendo, filtros incluidos: es lo que le mandás al contador a fin de mes.
Borrar un gasto de hace tres meses cambia números que alguien ya miró. Por eso queda guardado quién lo borró y cuándo, en Usuarios → Registro de Actividad.
Tres cosas que este módulo NO es
Vale la pena tenerlas claras para no sacar conclusiones equivocadas:
No calcula tu ganancia. Eso ya lo hacen Costos y margen y el Reporte de Rentabilidad. Son dos preguntas distintas y mezclarlas es el error clásico.
No reemplaza Ingresos de mercadería. Comprar stock es salida de plata, pero no es un gasto del mes: se vuelve costo recién cuando esa mercadería se vende. Si cargás toda la reposición como gasto, te va a dar pérdida todos los meses que compres bien.
No es contabilidad. No hay plan de cuentas, ni asientos, ni balance. Es un libro de caja: entró tanto, salió tanto, queda tanto. Para el resto está tu contador —y para eso le exportás el CSV—.
Ingresos: lo mismo, del otro lado
Finanzas → Ingresos funciona idéntico. Sólo cambia una cosa en el formulario: donde en Gastos dice Proveedor, acá dice Origen.
Y una advertencia que la propia pantalla te hace: «La plata que entra y no viene de un pedido. Las ventas ya entran solas.» Si cargás a mano una venta que el sistema ya registró, la vas a contar dos veces.
Desde el celular
Gastos e Ingresos están también en la app del comerciante, en Ajustes → Finanzas. Es donde más se usan: el gasto se anota cuando ocurre —con la foto de la factura recién sacada—, no cuando volvés a la computadora. Ver Apps móviles.
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